どんな会を催すにしても、自分１人でできることは限られています。 まずはそのことを知りましょう。 幹事は仕切り役です。目的にあわせて会場選びから始まって、様々なことを準備しなければいけません。あれもこれもと、つい自分で“仕切らなければ”と考えてしまいます。でも、体は１つ。第一、やるべき事の中のどれだけの事のプロフェッショナルと言えるでしょうか？ 世間にはいろいろなプロがいます。プロに任せることはプロに、人手が必要なことは早めに役割を分担してお任せることです。 誰に任せるか？ということを考えるのが仕事と言って良いと思います。 例えば、ケータリング業者の選定といったことです。 実は、ここが一番大切なことで、信頼してお任せできる人や業者があることが幹事の力量だと思います。 任せられた方々が、それぞれにきちんと仕事をしてくだされば良いのです。
人が集まるには目的があります。何のための会なのかを明確にして、そのために必要なことを整理します。例えば、懇親会であれば、参加者同士がより親密になる事や、新たな人脈を作ることが目的です。そのためには、知らない人同士でも話やすい雰囲気づくりが必要です。みなさんに自己紹介をしてもらうのも良いかもしれませんし、ちょっとしたゲームなども効果的かもしれません。
参加する方たちも会によって様々です。年配の男性ばかりのこともあるでしょうし、新入社員ばかりの時もあります。また男女比もまちまちです。目的は同じでも人が違えば、やることも変える必要があります。和ませるためのゲームも参加者によっては水を打ったように静かになってしまうこともあります。 参加者に対しての情報が少なければ、わかっている人にリサーチするくらいのつもりで、ひとりひとりのお客様をイメージしましょう。
スケジュールが決まったら、それまでの進行表を作っておきます。早く手配できるものは早めに済ませてしまいます。早めに予約を入れることで割引になることもありますし、次々にいろいろな事が出てきますから、出来ることはすぐやるべきです。仮予約などを入れた場合は、最終の返事をする日を入れておきます。その他、細かな手配についてもデッドラインを入れておきます。うっかりしていてキャンセル料が発生したり、逆に、手配が間に合わないことなどを避けるためにも、こまめに書き込んで、チェックをしましょう。 このスケジュール表は関わるスタッフで共有しておくと良いと思います。 そして・・・悩んだら人に相談すること。予算が許すなら全体のプロデュースをプロにお任せするのも良いと思います。自分が余裕をなくしてしまったら、お客様を喜ばせることも考えることもできなくなってしまいます。